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Le groupe Alma (45 usines en Europe, 30 marques, + de 1 milliard d’euros de chiffre d’affaires) gère plus de 6 milliards de bouteilles/an). Sa marque la plus connue est Cristaline. Le groupe est N°1 en volume sur les eaux en France, mais aussi présent dans 7 pays (70 % du CA France, le reste en Europe) avec un fort développement en Allemagne et une grosse part en Angleterre.
Étant donnée sa forte croissance à l’international, il devenait critique de disposer d’un outil de gestion de trésorerie performant. Francis Burlaud, trésorier, a initié la transformation du système d’information du groupe en basculant ses outils de gestion – et notamment sa solution de gestion de trésorerie – vers le cloud. La solution Kyriba, avec un accompagnement de DIMO Software, a apporté pleinement satisfaction à ce projet débuté en 2020.
Des dizaines de sociétés, une multitude de comptes à gérer
Francis Burlaud raconte : « Nous avons plus de 40 sociétés et 150 comptes à gérer dans 6 pays. Il nous faut assurer les rapprochements bancaires sur 60 comptes. Nous avons l’ambition de monter tous les rapprochements dans Kyriba. Nous nous occupons des financements, des placements, des tableaux de flux de trésorerie, etc. Alma disposait déjà d’un outil de gestion de trésorerie avec une interface montante vers la comptabilité pour intégrer les prévisions et une autre descendante pour les écritures comptables, pas uniquement celle du cash pool. Nous avions aussi du mal à atteindre les comptes étrangers. De ce fait, nous n’avions pas de position globale de trésorerie quotidienne et nous voulions prévenir toute faille de sécurité bancaire ».
Une nouvelle solution SaaS plus évolutive
Le point central du projet de trésorerie concernait l’évolution logicielle : l’ancienne solution était limitée techniquement. « Lors d’un précédent changement de logiciel de trésorerie, l’informatique avait été réticente à aller vers le SaaS. Cette fois-ci, nous avons étudié le marché et défini nos attentes sur le papier sans nous contraindre. La démarche de DIMO Software, partenaire Kyriba, nous offrait une solution d’avenir avec des évolutions annuelles couplées au SaaS. C’était rassurant pour nous, car souvent, les logiciels de trésorerie marchent moins bien après une mise à jour. Pas de stress avec cette nouvelle version ni aucun problème de mises à jour lors de jours fériés. Ce mode d’évolution a eu un très gros impact ».
Par ailleurs, Alma souhaitait disposer d’un logiciel plus puissant pour aller chercher tous ses comptes à l’étranger. Au quotidien, il était devenu primordial de réduire au maximum les tâches à faible valeur ajoutée afin de sécuriser une trésorerie chronophage mobilisant un créneau horaire large (de 7 heures 30 à 13 heures). Francis Burlaud reconnaît : « Désormais, nous avons du temps à consacrer à tout ce qui vient après le flux, car celui-ci n’est pas une fin en soi. Alma voulait aussi des fonctionnalités supplémentaires (placements, emprunts, …). En effet, les comptables ne calculent plus les intérêts courus qui ne suivent plus les emprunts. Nous envoyons directement les états. Il fallait sortir aussi du logiciel de trésorerie classique pour le transformer en outil financier à disposition de tout le monde ».
Bien préparer son projet TMS
« Le mode SaaS est devenu courant. Maintenant, nous pouvons nous connecter n’importe où. La préparation de ce projet TMS a été gérée entièrement par le service Trésorerie qui l’a proposé ensuite à la direction. Il s’est écoulé 5 mois entre la signature et l’installation. Le projet était décomposé en deux : un projet quasi ISO périmètre, où il fallait reproduire quasiment ce que nous avions. La fonctionnalité d’écriture comptable allait bien plus loin que l’ancienne version : on est tout de suite passé au reste du projet, qui comprenait la sécurité bancaire et la connexion d’un compte à l’étranger. Dans le système, nous avons 7 ou 8 centres financiers, avec une vingtaine de destinataires différents. Ces comptes sont rentrés dans le système et génèrent leurs virements sur notre outil. Ils passent dans Kyriba et signent avec la signature électronique ».
La gestion du risque de fraude ?
Alma est sorti du web banking classique impliquant des autorisations spéciales. Le groupe a réduit les risques pour consolider sa sécurité bancaire. Le module de lutte contre la fraude de Kyriba permet de détecter des anomalies sur les paiements et d’alerter les personnes responsables du contrôle. Francis Burlaud ajoute : « Chez nous, c’est le signataire qui vérifie la fraude. Nous envoyons le fichier dans Kyriba. Avant cela, la partie fraude était traitée manuellement. Avec le système actuel, on voit rapidement le nombre d’alertes sur un virement. »
Des bénéfices multiples : automatisation de tâches, fiabilité, autonomisation…
Concernant l’interprétation comptable, Alma est allé plus loin que la seule automatisation de la comptabilisation des flux. En effet, le rapprochement comptable/trésorerie est maintenant automatisé à 99 %, et est donc devenu une simple formalité. Mais aussi, explique Francis Burlaud, parce que les pièces sont redescendues de la bonne manière et donc qu’il n’y a plus d’erreurs de montants, de dates, de supports.
« Nous récupérons tout de nos banques, ce qui est très confort et nous avons vraiment sécurisé la trésorerie. Nous utilisons mieux l’information, d’autant que notre développement en Allemagne va nécessiter d’absorber cette croissance sans ressources supplémentaires. Nous avons aussi plus de temps pour faire des développements, par exemple nous avons mis en place les intradays, ce qui n’était pas prévu au départ. En plus DIMO Software n’a pas eu besoin d’intervenir, car nous sommes montés en compétence pour être autonomes et développer ce dont nous avons besoin par nous-mêmes. » conclut Francis Burlaud.
Les prochaines étapes du déploiement de Kyriba
Outre l’absorption de sa croissance européenne, le groupe envisage de monter un cashpool européen en se reposant sur l’Intelligence Artificielle.
