Optimisez et sécurisez vos échanges financiers avec les logiciels de communication bancaire et de paiements
Découvrez pourquoi les solutions propres à automatiser et à sécuriser vos échanges avec vos partenaires bancaires sont indispensables à l’heure où les flux financiers tendent à se dématérialiser de plus en plus.
Les enjeux liés aux paiements
Les logiciels de communication bancaire et de paiements ont pour principale vocation de simplifier la gestion des échanges bancaires par la récupération des relevés de comptes quotidiens, l’émission des fichiers de paiements en multi-formats, le transfert des ordres de paiements et d’encaissements ou encore la gestion des mandats SEPA. Les progrès technologiques, dans une économie de plus en plus mondiale, ont accéléré la demande de transfert de fonds plus importants et dans un temps toujours plus court, accentuant de fait le besoin de contrôles plus stricts. La hausse de 70 % (chiffre Kyriba) des transactions hors trésorerie au cours des cinq dernières années, la volatilité accrue du marché et les impacts de la pandémie de la Covid ont accéléré ces tendances.
Parallèlement, les entreprises effectuent davantage de paiements dans plus de devises. Enfin, les processus disparates et manuels sont régulièrement exposés à des fraudes de plus en plus sophistiquées.
Les solutions de communication bancaire et de paiements
Dans ce contexte, et alors même que la dématérialisation des flux financiers entre les entreprises et leurs partenaires bancaires tend à se développer, l’utilisation d’un logiciel de communication bancaire et de paiements qui soit à la fois évolutif, performant et compatible avec les protocoles bancaires (SEPA, EBICS EBICS TS, SWIFT) est indispensable.
Au-delà de permettre ces échanges, le recours à cet outil répond également à des enjeux de flexibilité, de sécurité et de gain de productivité entre les équipes financières ou de la trésorerie et les banques. De plus en plus répandu au sein des entreprises, le logiciel de communication bancaire et de paiements est ainsi et avant tout une passerelle de communication qui fluidifie les échanges avec vos partenaires bancaires, nationaux et internationaux.
Optimisez vos processus de gestion de vos paiements
Grâce au module de paiement, vous pouvez tirer profit de Workflows automatisés pour mettre en place, valider et remettre à vos banques des instructions de paiements cryptés et conformes aux exigences internes et réglementaires. Ce module met ainsi à votre disposition une large bibliothèque de formats bancaires, locaux ou internationaux, pour générer vos remises de paiements, qu’il s’agisse de décaissements ou d’encaissements.
Les paiements peuvent être mis en place sous forme libre à l’aide d’un modèle, ou par importation à partir de l’ERP ou encore par le biais d’une intégration avec des solutions transactions financières ou encore de Trade Finance.
Chaque ordre de paiement est alors traité comme une transaction, quelle que soit sa nature. Généralement ces modules vous permettent ensuite de suivre le cycle de traitement au travers de nombreux statuts (« à compléter », « validé », « à valider » …) et de disposer d’outils de reporting pour suivre l’historique de vos transactions.
Centralisez le contrôle des paiements
Une solution de communication bancaire et de paiements vous propose une plateforme unique pour communiquer avec tous vos partenaires financiers de manière centralisée, automatisée et sécurisée. Véritable Hub de paiement à l’échelle de votre entreprise, il permet de centraliser les Workflows, les politiques et les processus de paiements, et de contrôler les mouvements de trésorerie entrants et sortants. Il met ainsi à votre disposition, ainsi qu’à celle de vos équipes, un accès à une connectivité établie avec l’ensemble de vos partenaires bancaires où qu’ils soient dans le monde, tout en gérant les paiements entre plusieurs systèmes internes comme les systèmes ERP, de trésorerie ou de paie.
Grâce au module d’uniformisation des process, ce logiciel va donc simplifier vos tâches quotidiennes et permettre de centraliser en un point unique les informations bancaires reçues.
Afin de rationaliser les échanges avec les partenaires financiers, nationaux ou étrangers, ces outils prennent généralement en compte les protocoles bancaires EBICS et SWIFT. Sur ce dernier point, il convient de noter que plusieurs pays européens, dont la France, intègrent un protocole commun de communication favorisant l’échange sécurisé de fichiers bancaires (EBICS). Accéder à ce protocole se fait de façon sécurisée, et aujourd’hui les logiciels de gestion bancaire et de trésorerie qui sont proposés sur le marché français intègrent un module EBICS permettant de communiquer avec les serveurs des banques.
Réduisez vos coûts de transaction
En centralisant ainsi vos processus de paiement, vous pouvez élargir votre visibilité tout en standardisant et en simplifiant vos Workflows de paiement, afin de réduire les interventions manuelles et les coûts d’exploitation. Les capacités intelligentes de compensation et de routage des paiements contribuent à réduire vos coûts de transaction, tandis que les programmes d’escomptes dynamiques optimisent pour leur part l’utilisation de « cash pools » régionaux.
Dès lors que ces solutions embarquent des tableaux de bord intelligents, vous pouvez contrôler et optimiser les mouvements de la trésorerie à l’échelle de l’entreprise. L’optimisation des paiements stratégiques pourra alors être un vecteur dynamique de la croissance et de la création de valeur de votre organisation.
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Sécurisez vos paiements
Du fait de l’explosion des échanges de fichiers de paiements, les fraudes aux paiements sont devenues une menace permanente pour les entreprises. Face à ce constat, il convient de mettre en place des processus de contrôle et de sécurisation des paiements.
Normalisez les contrôles
Les logiciels de communication bancaire et de paiements normalisent les contrôles de paiements pour se conformer aux politiques de paiements internes et aux procédures d’approbation de votre entreprise. Ils sont mis en place pour sécuriser la transmission de fichiers de paiements à la banque, garantir l’authentification réciproque des acteurs, la confidentialité des échanges et l’intégrité des données transmises. Pour vous prémunir contre les risques de fraudes, ils s’appuient sur un protocole sécurisé, un cryptage élaboré et une signature électronique personnelle des paiements.
Cela vous garantit que seules les transactions autorisées sont exécutées, répondant ainsi à vos préoccupations en matière d’attaques internes et externes potentielles sur vos Workflows de paiements. La détection des fraudes en temps réel peut également vérifier les paiements par rapport aux listes des sanctions gouvernementales, aux politiques de paiements des entreprises et aux modèles de données historiques. Les contrôles existants sont ainsi renforcés.
Utilisez la signature électronique
La fiabilité et la qualité des données numériques financières échangées, tout autant que le respect des obligations juridiques et opérationnelles, sont essentielles pour vos équipes. Face au développement de la fraude sur les moyens de paiement et l’évolution réglementaire pour des échanges électroniques de plus en plus sécurisés, la signature électronique est plus que jamais nécessaire pour authentifier et sécuriser chacune des transactions.
La signature électronique permet de sécuriser les échanges et de prévenir les risques de fraudes sur les transactions financières internes ou externes. Elle vous accompagne également dans la gestion des différentes règles d’approbation et de signature en cours pour l’ensemble des émissions d’ordres de paiement. Enfin, la signature électronique favorise la dématérialisation et garantit le contrôle, l’optimisation et la fiabilité de l’information à laquelle elle se réfère.
La signature électronique répond ainsi à la problématique de confidentialité en chiffrant et en appliquant un sceau sur vos fichiers durant toute la chaîne de traitement. À partir de cet outil, vous pouvez configurer l’ensemble des règles de signature de votre organisation et intégrer toutes les particularités de vos contrats bancaires.
Les règles de signatures
Gestion des signatures simples et multiples
Gestion des groupes de signataires
Définition des seuils de montants unitaires et globaux
Contrôle strict d’accès aux données
Notification par e-mail de fichiers à signer aux signataires
Parapheur électronique sur le web
Module de signature sur Smartphone
Génération de tickets de signature horodatés
Un accompagnement sur mesure dans l’optimisation et la sécurisation de vos échanges financiers
Au travers de leurs solutions de communication bancaire et de paiements, et de leurs offres de signature électronique, Sage et Kyriba vous accompagnent dans l’optimisation et la sécurisation de vos échanges avec vos partenaires bancaires. Contactez-nous, nos experts sauront vous diriger vers la solution qui vous conviendra le mieux.
