Prévenir et gérer la fraude aux paiements avec un logiciel anti-fraude
Découvrez comment déjouer les fraudes et sécuriser vos données dans un contexte de transformation digitale.
La lutte contre la fraude aux paiements est plus que jamais une préoccupation majeure pour les entreprises. Elle s’inscrit dans une double logique de digitalisation des services financiers, et de déploiement d’outils efficaces pour se prémunir des menaces de fraude.
En effet, engagées à marche forcée dans la transformation numérique pendant la crise sanitaire, les entreprises ont involontairement ouvert un boulevard aux fraudeurs qui recourent à des moyens toujours plus sophistiqués pour parvenir à leurs fins.
Il s’agit donc aujourd’hui pour les entreprises de répondre à leur besoin de se digitaliser et ce, de manière sécurisée. Des logiciels anti-fraude sont alors à leur disposition.
Les enjeux liés à la fraude aux paiements
La fraude aux paiements a, ces derniers mois, atteint des niveaux historiques. 74 % des entreprises déclarent avoir été victimes de fraude ou de tentative de fraude selon l’Association of Financial Professionals.
Si certaines entreprises ont déjà mis en place des processus de prévention et de gestion de la fraude au paiement, la question de l’efficacité de ces contrôles persiste en raison de leur caractère souvent manuel, chronophage et faillible… le recours encore trop fréquent aux feuilles de calcul des outils bureautiques introduit un risque accru de fraude financière, non seulement pour votre équipe trésorerie, mais aussi pour l’ensemble de votre organisation.
La fraude continue ainsi de constituer une menace pour les entreprises, ébranlant ainsi la confiance des investisseurs.
Cependant, la mise en place de processus destinés à réduire le risque de fraude aux paiements et l’utilisation de solutions anti-fraude peut atténuer ces craintes. À cet effet, il est essentiel que vos équipes finance et de trésorerie élaborent des politiques et des procédures visant à améliorer la prévention et la protection contre les risques de fraude, mais également qu’elles digitalisent ces processus.
Détecter les risques de fraude aux paiements grâce à un logiciel anti-fraude
La lutte contre la fraude aux paiements passe en premier lieu par la mise en place de processus de détection de la fraude. Parallèlement à l’attention de vos équipes, vous pouvez par ailleurs améliorer les contrôles des paiements en mettant en place des systèmes d’alertes en temps réel. Vous arrêterez alors les paiements suspects avant qu’ils ne puissent nuire à l’entreprise.
À cet effet, vous avez la possibilité de vous appuyer sur les nouvelles technologies et notamment sur des logiciels de détection de la fraude au paiement. Ces solutions anti-fraude incluent, par exemple, des processus de détection de comportements suspects, des systèmes d’alertes ou encore une gestion des processus de résolution…
Alerter en temps réel
Les logiciels de gestion de la fraude aux paiements sont des solutions anti-fraude qui disposent de fonctionnalités qui vont vous permettre par exemple de fixer des règles de détection prédéfinies en fonction de vos priorités, du profil de vos clients ou de vos fournisseurs, de votre stratégie commerciale ou encore de votre politique de paiements, pour rechercher les paiements suspects qui nécessiteront de facto un examen approfondi.
Les capacités de paramétrage de l’outil permettront ainsi aux utilisateurs qui y seront autorisés d’être en mesure de déterminer quels sont les scénarios de détection qui nécessiteront une vérification supplémentaire, avant d’autoriser la transmission à la banque.
Exemples de scénarios de détection de fraudes par un logiciel anti-fraude
- Les virements nationaux vers un compte bancaire d’un bénéficiaire situé dans un autre pays.
- Les paiements internationaux vers un pays où ne se trouve aucun fournisseur connu.
- Les paiements multiples qui, pris ensemble, excèdent une limite stricte ou non stricte de paiements.
- Les changements apportés à un paiement importé à partir d’un ERP.
- Le premier paiement vers un nouveau compte bancaire (ou un compte récemment actualisé).
- Les paiements incohérents au regard des montants ou des dates de l’historique de paiement.
Mettre en place des workflows de prévention de la fraude
Au-delà des systèmes d’alertes, la prévention de la fraude passe également par la mise en place de scénarios définissant la façon dont chaque paiement détecté doit être géré. Par exemple, les paiements vers le continent américain peuvent être surveillés sans que leur transmission à la banque soit empêchée.
En revanche, un paiement vers l’Argentine peut être stoppé instantanément jusqu’à ce qu’une enquête approfondie ait été effectuée.
Ce que le Workflow de validation peut inclure
- La séparation des tâches entre l’initiateur du paiement, la personne le validant et la personne amenée à contrôler un paiement détecté.
- La désignation du ou des personnes contrôlant les paiements en fonction des règles de paiement établies.
- La capacité d’affecter des employés ne faisant pas partie de la trésorerie au contrôle de certains paiements détectés
- La suspension des paiements basés sur des scénarios jusqu’à la résolution par l’utilisateur désigné.
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Suivre les paiements détectés frauduleux
La prévention du risque de fraude au paiement passe également par le suivi des paiements frauduleux (ou potentiellement frauduleux) détectés par la solution anti-fraude, via, par exemple, des outils de reporting des KPI.
À cet effet, les paiements détectés peuvent être suivis en permanence dans le système pour générer des reportings quotidiens, mensuels ou annuels.
En conservant ainsi l’historique de ces données, toutes les informations relatives à une transactions suspecte (dont la piste d’audit des actions détaillées et résolues), sont enregistrées à des fins de reporting d’audit interne et externe.
Points clés pour réduire le risque de fraude
- Définir et mettre en œuvre des politiques et des règles de paiement applicables et globales.
- Mettre en place des procédures intégrées de prévention et de détection de la fraude.
- Déployer des processus de paiement automatisés et des opérations de paiement consolidées.
- Former les employés sur la détection et la prévention de la fraude.
Gérer les pouvoirs bancaires
La gestion des pouvoirs bancaires est certes une obligation juridique sur la sécurité financière, mais elle est aussi et surtout un pilier essentiel à toute politique de sécurité des organisations. En effet, être en capacité de gérer les pouvoirs bancaires est fondamental, car c’est un sujet qui touche à la sécurité des transactions financières et à la lutte contre la fraude.
Identifier les collaborateurs qui ont des droits sur les pouvoirs bancaires
Les pouvoirs bancaires vous permettent de définir qui peut faire quoi sur les comptes bancaires de vos sociétés. À cet effet, vous devez identifier les collaborateurs qui ont des droits sur les pouvoirs bancaires, définir le niveau de ces droits ainsi que les actions qu’ils sont autorisés à mener (virements nationaux, virement à l’international, émission de chèque,…) et déclarer ceux-ci auprès de vos banques. La gestion des pouvoirs bancaires doit permettre de gérer les circularisations bancaires, d’historiser et de générer des rapports pour les auditeurs.
Le processus à définir est le suivant :
- Les risques et les responsabilités sur la chaîne des délégations de pouvoirs.
- Les événements qui doivent provoquer une mise à jour de ces pouvoirs bancaires en garantissant un audit permanent et les rapports adéquats associés.
Séparer délégation de signature et délégation de pouvoirs
Il est important de pouvoir organiser les différentes délégations de signature ou de pouvoirs, et il est primordial de ne pas confondre la délégation de signature et la délégation de pouvoirs. En effet, alors que le délégant est responsable du pouvoir, le délégataire quant à lui dispose juste du droit de signer.
Vous devez ainsi séparer la gestion des délégations de pouvoirs et de signature. Une démarche qui sera d’autant plus nécessaire à mettre en place si vous disposez d’un grand nombre de comptes bancaires ou de règles de délégation de pouvoirs bancaires particulièrement complexes.
Mettre en place une solution de gestion des pouvoirs bancaires
Le recours à une solution de gestion des pouvoirs adaptée renforce la sécurisation de vos opérations financières. Elle vous permettra d’identifier les zones de risques, de remettre au clair les processus, d’optimiser et de sécuriser la gestion de vos délégations tout en répondant à vos engagements juridiques. Cette solution doit également vous permettre de gérer les informations concernant toutes les typologies de pouvoirs et de délégations de signature associés : comptes bancaires, pouvoirs de décision dans la chaîne des achats, des ventes ou encore de la paie. Elle doit également vous permettre de les contrôler et de les mettre à jour en cas de changements comme par exemple le départ de l’un des collaborateurs, l’augmentation d’une limite, ou encore la mise en place d’un nouveau compte,…, et ce de manière simple et efficace.
Pour renforcer la chaîne de confiance, il est ainsi indispensable de définir les personnes responsables, dans quel cadre et pour quel type d’opération, avec quelles autorisations de signature et quels sont les périmètres d’interventions de chacun.
Points clés d’une solution de gestion des pouvoirs bancaires
Gérer efficacement les délégations et pouvoirs bancaires, ouvertures et fermetures de comptes et lettres de circularisation.
Personnaliser, générer et envoyer les courriers bancaires avec des mises à jour simplifiées lors des modifications des pouvoirs.
Éditer et générer des reportings sur différents critères (signataires, sociétés, délégations, types d’opérations…).
Sécuriser les processus de gestion des pouvoirs bancaires : coffre-fort électronique, circuit de validation pour les utilisateurs, systèmes d’alertes, audit et traçabilité des activités, gestion des habilitations...
Plusieurs solutions sont disponibles pour vous prémunir contre les fraudes
Pour vous accompagner dans la lutte contre la fraude aux paiements, Sage et Kyriba mettent à votre disposition des solutions anti-fraude pour détecter la fraude aux paiements ou des solutions de gestion des pouvoirs bancaires. Contactez-nous, nos experts sauront vous diriger vers la solution qui vous conviendra le mieux.
