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Saviez-vous que 40 % des tâches comptables peuvent être automatisées, permettant aux entreprises de gagner en moyenne 25 % de temps de travail ? Pourtant, malgré les avancées technologiques, de nombreuses organisations continuent de se débattre avec des processus manuels inefficaces. Dans un monde où la rapidité et la précision sont essentielles, l’automatisation comptable se révèle être un atout majeur.
L’automatisation des processus financiers n’est plus une option, mais une nécessité pour rester compétitif. En adoptant des solutions innovantes, les entreprises peuvent non seulement améliorer leur productivité et réduire leurs coûts, mais aussi garantir la fiabilité et la conformité de leurs données financières. De plus, il existe sur le marché un large choix de logiciels qui répondent aux besoins des entreprises.
Dans cet article, découvrez ce que peut vous apporter l’automatisation de la comptabilité, vous aussi, moderniser vos processus financiers !
Qu’est-ce que l’automatisation comptable ?
L’automatisation comptable consiste à utiliser des logiciels pour réduire la saisie manuelle dans le traitement des activités d’une entreprise. Dans la mesure où la comptabilité est une obligation légale et constitue la source du pilotage financier, chaque entreprise est concernée par ces enjeux.
La tendance à l’automatisation est actuellement boostée par les progrès de l’intelligence artificielle avec des capacités de traitement et d’analyse de données démultipliées. Toutes ces évolutions ont des impacts considérables sur le travail des comptables et des experts-comptables avec la suppression de nombreuses tâches rébarbatives. Automatiser une partie du travail permet de libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Dans cet article, nous mettons l’accent sur les nombreux avantages d’un logiciel d’automatisation comptable, les processus concernés et la façon de gérer le tournant de la modernisation.
Quels sont les avantages de l’automatisation comptable ?
L’automatisation comptable représente un réel avantage compétitif pour les entreprises l’ayant adoptée.
| Avantages | Description |
| Gain de temps et d’efficacité | Réduction de la saisie manuelle, facilitation des conciliations bancaires, et automatisation des rapports. |
| Réduction des erreurs humaines | Standardisation des tâches, réduction des erreurs de saisie et de calcul. |
| Amélioration de la précision des données | Standardisation des opérations pour un traitement homogène et précis. |
| Facilitation de la conformité fiscale | Production automatique de documents conformes aux réglementations fiscales. |
| Analyse financière avancée | Accès facile aux données financières pour une meilleure gestion. |
| Données en temps réel | Intégration continue avec l’ERP pour une mise à jour constante des informations. |
| Traçabilité des flux | Contrôle des accès et chiffrement des données pour assurer la sécurité et l’intégrité. |
Un gain de temps et d’efficacité
L’automatisation comptable remplace la saisie des données comptables, facilite la conciliation bancaire et automatise le reporting financier. Pour la plupart de ces travaux, il est possible de recourir à un interpréteur comptable alimenté par l’intelligence artificielle.
En réduisant le temps consacré à ces opérations, l’entreprise réalise des gains de productivité qui se traduisent par une diminution des coûts de traitement.
La réduction des erreurs humaines
Les logiciels d’automatisation des processus comptables sont programmés pour effectuer des tâches de manière standardisée et réaliser des calculs précis. Cela permet de réduire les interventions humaines à l’origine d’erreurs (oublis, fautes de frappe, erreurs de calcul, etc.). La gestion de la paie et des factures notamment en est facilitée.
L’amélioration de la précision des données
L’une des difficultés que rencontrent les entreprises est la pluralité des intervenants dans les processus internes. Lorsque la comptabilité est manuelle, elle peut donner lieu à des interprétations et à des traitements différents selon les personnes. L’automatisation permet de standardiser les opérations garantissant un traitement homogène à chaque étape du processus.
La facilitation de la conformité fiscale
Dans le cadre de l’examen de conformité fiscale (ECF), les logiciels produisent des documents fiables comme le fichier des écritures comptables (FEC). Leur paramétrage favorise également le respect de la réglementation : gestion de la TVA, de la paie, des factures, etc.
Une analyse financière avancée
L’automatisation de la comptabilité facilite la gestion financière de l’entreprise. Selon les solutions choisies, il est possible de connaître en permanence l’état de la trésorerie, de réaliser le suivi budgétaire, d’obtenir des documents comme des tableaux de bord, etc. Il s’ensuit une plus grande expertise de vos collaborateurs et un meilleur suivi des risques financiers des entreprises.
Des données en temps réel
Un des critères essentiels dans le choix d’une offre de dématérialisation est la facilité des intégrations des informations (interopérabilité) avec l’ERP de l’entreprise. Grâce à des passerelles avec l’outil comptable, la cohérence des informations et des documents est assurée en permanence.
La traçabilité des flux
Les outils informatiques sont un atout du point de vue du contrôle interne. La traçabilité des flux est notamment assurée par un contrôle des accès aux applications. La solution choisie doit également permettre de retracer les données et leur enregistrement dans les bases de données. Une sécurité supplémentaire peut être offerte par le chiffrement des informations pour en garantir l’inaltérabilité.
Quels sont les principaux processus pouvant être automatisés ?
Une grande partie des processus comptables peuvent désormais être automatisés : traitement des factures, paie, flux bancaires, etc.
La saisie des données
Automatiser un processus revient à confier à la machine l’intégration des données en comptabilité. Par exemple, la reconnaissance automatique de caractères (OCR) évite la saisie des informations d’une facture. Elle assure un travail de conversion en texte codé de données dactylographiées, scannées ou même manuscrites. Les échanges avec le cabinet d’expertise-comptable sont également facilités par le déversement automatique des données dans son système d’information.
Le suivi des paiements et le lettrage
La dématérialisation des processus permet de lire et d’extraire les données de paiement pour les rapprocher des factures impayées. Le système réceptionne tous les paiements, identifie les donneurs d’ordre, procède au lettrage des pièces non soldées et génère les écritures comptables. Seules les opérations les plus complexes nécessitent une intervention humaine. C’est un facteur de progrès dans les relations clients-fournisseurs des entreprises.
Le rapprochement bancaire
Les logiciels dédiés permettent de se connecter aux données bancaires et de procéder au rapprochement bancaire du relevé avec le compte banque 512 en quelques clics. L’opération est réalisée sans importer les relevés, le flux des écritures bancaires est déversé directement en comptabilité. L’opérateur affecte les comptes comptables et génère les écritures dans l’ERP.
Le reporting financier
Les outils pour automatiser le reporting financier permettent aux experts de la comptabilité et de la gestion d’obtenir facilement les informations utiles au pilotage : tableaux de bord, ratios financiers, suivi des indicateurs de performance, etc.
La gestion de la trésorerie
Les données récoltées et classées par un logiciel d’automatisation comptable permettent un suivi de la trésorerie en temps réel. Au moyen d’une seule interface, il est possible d’identifier les mouvements sur les comptes bancaires, les factures clients en attente de recouvrement ou les factures fournisseurs à payer avec leur échéance.
La mise en place de l’automatisation comptable
La mise en place de l’automatisation comptable doit se concevoir comme un projet informatique à part entière avec plusieurs étapes à respecter.
L’évaluation des besoins spécifiques de l’entreprise
Avant de choisir une offre du marché des logiciels, il est essentiel de recenser les besoins de l’entreprise et de prioriser les processus métiers à moderniser. Organisation interne, outils existants, gains attendus, freins au changement, tous ces aspects doivent être passés en revue.
L’importation automatique des référentiels
Chez DIMO Software, nous proposons nos services sur de nombreuses solutions en mode SaaS. Vous pouvez accéder à nos applications métiers via un service en ligne.
L’intégration avec les systèmes existants
Pour être pleinement efficace, l’information doit être centralisée. Sur le plan comptable, les applications d’automatisation doivent être interfacées avec l’ERP. Il est conseillé d’opter pour des solutions comportant des interfaces natives. À défaut, des développements supplémentaires sont à prévoir.
La formation du personnel
La conduite du changement est essentielle pour la réussite du projet. Aussi, la modernisation des processus de traitement doit donner lieu à la formation du personnel avant la mise en production. La formation doit être personnalisée pour que les agents opérationnels puissent se projeter dans leur futur travail. Si c’est l’éditeur qui l’assure, il est souhaitable de la préparer avec lui.
Le suivi et l’ajustement
Certaines difficultés ou dysfonctionnements peuvent être détectés après la mise en production. Par conséquent, il est recommandé de suivre des indicateurs pertinents pour les détecter et pour réaliser les ajustements nécessaires. En termes d’organisation, le chef de projet pourra nommer des personnes référentes dont le rôle sera de l’alerter sur les problèmes éventuels.
Conclusion
L’automatisation comptable présente de nombreux avantages qui garantissent à l’entreprise des gains d’efficience, une réduction des coûts et une information comptable de qualité en permanence.
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Vous vous inscrirez dans une dynamique en voie de généralisation à l’image de la facturation électronique qui sera rendue obligatoire dans les toutes prochaines années (2026 et 2027).
