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Tenir une comptabilité manuellement ou dans un tableur peut vite se révéler inadapté en fonction de la taille des entreprises. Pour faciliter cette mission chronophage, il existe de nombreuses innovations à la disposition des entrepreneurs et des directions des affaires financières (DAF). L’utilisation d’un logiciel d’automatisation comptable permet en effet de réduire les interventions humaines. Vous recherchez un logiciel pour gagner en productivité et en fiabilité ? Découvrez les meilleures solutions disponibles et les critères à prendre en compte avant d’opter pour un outil.
Qu’est-ce que l’automatisation comptable ?
L’automatisation de la comptabilité consiste à remplacer les processus manuels par des processus automatiques. Il s’agit des tâches répétitives, mais cruciales comme la saisie des opérations, le rapprochement bancaire, la gestion des paies, l’envoi et la réception des factures, les travaux relatifs à la TVA, etc.
Les avantages de l’automatisation comptable sont nombreux.
| Avantages | Description |
| Efficacité et productivité | Réduction des tâches manuelles et des erreurs humaines, permettant de consacrer plus de temps à des missions d’expertise |
| Sécurité des données | Stockage centralisé des informations financières, facilitant la récupération et la gestion des données |
| Conformité légale | Mise à jour régulière des outils pour assurer la conformité avec les réglementations en vigueur |
| Relations fluides avec l’expert-comptable | Accès en temps réel à la comptabilité par le cabinet, facilitant les échanges et les contrôles |
Par ailleurs, l’automatisation dans le secteur comptable se développe en raison des évolutions techniques comme les interpréteurs comptables, basés sur l’intelligence artificielle, et le Cloud. La réglementation va également dans ce sens à l’image de la généralisation prochaine de la facturation électronique.
Qu’est-ce qu’un logiciel d’automatisation comptable ?
Définition et types de logiciels
Un logiciel d’automatisation comptable est une solution informatique permettant aux entreprises d’automatiser les processus comptables. Il existe plusieurs types de logiciels d’automatisation comptable correspondant aux objectifs et aux besoins des entreprises :
- les logiciels de comptabilité générale. Ils permettent d’automatiser le processus de saisie des données. Ils mettent à jour automatiquement le grand livre et permettent de gérer les comptes clients et fournisseurs.
- les logiciels de planification des ressources de l’entreprise (ERP). Un ERP assure plusieurs tâches : gestion des actifs, des ressources humaines, de la performance et tenue de la comptabilité.
- les logiciels de gestion de la paie.
- les logiciels de gestion des stocks.
- les logiciels de facturation pour gérer le compte de chaque client
Les fonctionnalités d’un logiciel d’automatisation comptable
Les logiciels comptables peuvent être dotés de fonctionnalités favorisant l’automatisation comptable comme la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour traiter des documents de tous formats. Il existe aussi une variété de fonctionnalités selon le processus à automatiser :
- la collecte, le classement et l’archivage des éléments de précomptabilité (factures clients et fournisseurs, notes de frais, relevés bancaires, etc.) ;
- la génération du bons de commande, de la facture fournisseur, du paiement des dépenses…
- la production de documents comme les devis, les bons de commande, la facture client…
- le calcul des salaires, la création de fiches de paie puis le paiement ;
- la récupération des relevés bancaires et le traitement électronique du rapprochement bancaire, ce qui facilite le suivi de la trésorerie en temps réel ;
- la génération de rapports personnalisés, par exemple pour assurer le suivi des opérations d’intégration comptable.
Comment choisir un logiciel d’automatisation comptable ?
La première démarche lorsqu’on choisit un logiciel d’automatisation comptable est d’analyser les besoins spécifiques de l’entreprise : la taille de la société ou du cabinet d’expertise-comptable, les processus à automatiser, les objectifs que l’on se donne.
Il convient également d’évaluer l’interopérabilité de l’outil avec le système d’information de l’entreprise. Les applications doivent être en mesure de dialoguer entre elles en évitant les risques liés à la ressaisie des données.
Ceci implique également de disposer d’un outil flexible et évolutif en fonction des contraintes métiers ou réglementaires. Il s’agit par exemple :
- du paramétrage de schémas d’écritures spécifiques ;
- de la gestion de la facturation électronique ;
- des capacités d’apprentissage de l’outil grâce à l’intelligence artificielle.
Sur le plan de la sécurité et de la conformité des données, le logiciel choisi doit présenter certaines garanties :
- le respect de la réglementation comme le RGPD ;
- la gestion des accès des utilisateurs ;
- la politique des mises à jour, automatiques ou non ;
- la traçabilité des flux (les informations doivent être accessibles rapidement et stockées dans un endroit sécurisé).
Par ailleurs, il est fortement conseillé d’associer les utilisateurs dans le processus de sélection. Ils doivent pouvoir se projeter dans leur futur métier et signaler les éventuels obstacles dans la mise en œuvre de la solution.
Le TOP 3 des logiciels d’automatisation comptable
CashOnTime Connect
CashOnTime Connect est une solution informatique éditée par DIMO Software. Pionnier dans l’automatisation des écritures comptables,CashOnTime Connect est aujourd’hui un interpréteur comptable utilisant de multiples algorithmes. L’outil permet de gérer les données brutes issues de vos différentes applications métiers en les convertissant automatiquement en écritures comptables. Ces dernières sont ensuite affectées aux comptes généraux, analytiques et tiers de votre système comptable.
CashOnTime Connect permet ainsi de traiter les données des relevés bancaires, de la gestion de trésorerie, des factures clients et factures fournisseurs, de la paie, des fichiers textes ou Excel.
L’outil apporte des gains de productivité immédiats tout en garantissant la qualité et la fiabilité de la comptabilité. La souplesse de l’outil est aussi un vrai plus :
- il est compatible avec les logiciels de comptabilité du marché (Sage, SAP, Oracle, etc.) ;
- il peut être personnalisé selon les caractéristiques de chaque entreprise (plans de comptes, définition de schémas d’écritures automatiques ou semi-automatiques…).
Découvrez la solution cashontime Connect
AI Suite d’Axway
L’AI Suite (Accounting Integration Suite) d’Axway est une solution simplifiant l’intégration des données des applications métiers dans le système d’information financier de l’entreprise. L’AI Suite d’Axway produit les écritures dans le grand livre et les grands livres auxiliaires et gère tous types de volumétries. La gestion des règles comptables est centralisée et peut être adaptée aux différentes normes internationales (GAAP, IFRS…) et aux processus métiers de l’entreprise.
L’outil identifie automatiquement les éventuelles erreurs. Seules les personnes habilitées peuvent procéder aux rectifications.
Les autres avantages d’Axway :
- un module de piste d’audit qui assure la parfaite traçabilité des informations financières. Cette fonctionnalité facilite les contrôles quotidiens des processus comptables.
- la visibilité des informations financières. L’outil contient des modèles de tableau de bord produits par des outils d’intelligence artificielle pour superviser les opérations d’intégration comptable.
Sage Business Cloud Compta & Facturation
Cet outil de la société Sage s’adresse plus particulièrement aux TPE et PME de moins de 20 personnes. Une seule interface donne accès aux modules de tenue de la comptabilité, de la facturation et des stocks.
Le logiciel permet notamment la création des factures de ventes, d’automatiser la gestion de la TVA et de nombreuses opérations comptables : saisies automatiques, rapprochement bancaire, gestion des achats et des stocks.
Sage Business Cloud est d’une prise en main simple et intuitive. Il facilite la communication entre les services commerciaux, administratifs et comptables de l’entreprise. Dans un cabinet d’expert-comptable, il permet un gain de temps et de réduire les honoraires facturés.
Conclusion
Ainsi, le choix d’un logiciel d’automatisation comptable ne doit pas être réalisé au hasard. N’hésitez pas à prendre le temps nécessaire pour examiner ses avantages et la compatibilité de l’outil avec vos objectifs. Les éditeurs proposent en général une documentation de présentation de leurs produits, voire d’une période d’essai gratuite. Ceci vous permet de faciliter la transition.
