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PILOT CORPORATION OF EUROPE (PCE, fondée en 1987) est une filiale du groupe PILOT CORP dont le siège est à Tokyo (Japon). La mission de PCE (7 filiales, 20 distributeurs, 31 pays en Europe et 40 millions de stylos / an) consiste à promouvoir le plaisir de l’écriture en fournissant au marché européen des stylos de grande qualité, innovants et respectueux de l’environnement. Du point de vue comptable, PCE effectue de nombreuses opérations en yens (virements, change, etc.) et a plusieurs clients et fournisseurs internationaux. L’absence de mise à jour du module de communication bancaire depuis 2014 commençait à poser des problèmes avec une banque japonaise, d’autant que la version de XRT n’allait plus être maintenue par Sage. C’est ce qui a déclenché la migration vers la nouvelle version de la solution de gestion de trésorerie Sage XRT Advanced (SXA) en mode SAAS, explique Nadine XIMENES-BESSARD, Treasury Manager.
« L’accompagnement, le Support DIMO Software a été une clé du succès à part entière. »
Nadine XIMENES-BESSARD, Treasury Manager.
Une montée de version pour plus de performance
Le service Finance chez PILOT CORPORATION OF EUROPE comprend un pôle Contrôle de gestion (2 personnes), un pôle Comptabilité (3 personnes) et un pôle Trésorerie (1 personne) ainsi qu’un directeur financier. Sur Sage XRT, Nadine XIMENES BESSARD utilise la communication, la signature, le cash, les paiements, les transactions financières (emprunts et placements). « Le module de communication bancaire n’avait pas connu de montées de versions depuis 2014, ce qui causait un problème avec une de nos banques japonaises, notamment à cause d’un format de fichiers qui n’était plus pris en compte par l’ancienne version de Sage. Cette approche a par ailleurs permis de mener une réflexion sur la mise à jour de la partie Trésorerie, les deux sujets étant intimement liés. Un rapide tour du marché a amené le service Trésorerie à se positionner sur la mise à jour XRT avec l’accompagnement de DIMO Software, très réactif sur la hotline, un élément primordial. En outre, il fallait une solution dimensionnée aux besoins du service » raconte Nadine XIMENES BESSARD.
Un temps préparatoire indispensable
PCE a 5 banques fonctionnant chacune différemment. La mise en place de la partie juridique prend un certain temps, avec les contrats et avenants.
Certaines fonctionnalités n’avaient pas été reprises immédiatement, mais cela a été corrigé lors des différentes montées de version. « Nous étions l’un des premiers clients à migrer sur la nouvelle version. Il est vrai que nous avions des spécificités, liées au yen notamment », explique Nadine XIMENES BESSARD. Selon elle, en ce qui concerne la reprise de la trésorerie quotidienne et les fonctionnalités de base, l’outil est très rapidement pris en main : « Il est à la fois performant et permet de traiter de la volumétrie. Certes, le développement de nouvelles fiches en valeur, de nouveaux journaux nécessite une certaine pratique. Mais l’objectif premier lors d’une reprise en main est que la solution fonctionne immédiatement et à l’identique. Une petite révision a été nécessaire lorsque j’ai voulu créer de nouveaux dashboards par tâche de travail, mais rien n’a été bloquant ».
Un accompagnement bénéfique
Nadine XIMENES BESSARD a donc fonctionné en mode transfert de compétences : il lui fallait retrouver la même fluidité lors de la phase d’appropriation de l’outil. La nouvelle version est en place depuis novembre 2021. La migration en elle-même s’est déroulée sur environ 3 semaines. Le « timing » a été crucial, car la nouvelle solution est arrivée en pleine élaboration de budget. Néanmoins, la transition a pu se faire sans points de douleur et rapidement.
La partie bancaire, une mise en place à anticiper
La migration – notamment la communication trésorerie – n’est pas foncièrement lourde à mettre en place. « La partie la plus chronophage concerne la banque et les avenants, réinitialiser les tokens. Cela nécessite une anticipation et le conseil DIMO Software a été précieux à ce niveau-là en permettant une transition sereine. Il ne faut pas économiser son temps et ne pas hésiter à se faire accompagner pour bien démarrer, car c’est un gain non négligeable en autonomie par la suite » estime Nadine XIMENES BESSARD.
Des bénéfices notables : fluidité, performance, accès à l’information
En tout premier lieu, le confort de travail est extrêmement appréciable. Pour Nadine XIMENES BESSARD : « L’ergonomie, la fluidité, et les filtres très bien conçus (période, banque, flux…) permettent d’obtenir l’information que l’on veut, ce qui est particulièrement appréciable. Les extractions fonctionnent aussi très bien vers Excel, ce qui rend le travail efficace. À cela s’ajoute le gain de temps, tout cela me permet de gagner en confort dans mes tâches quotidiennes. Je suis désormais à même de répondre à des demandes précises de ma direction, à générer des courbes et graphiques adéquats. Enfin, j’ai formé moi-même mon backup, notre responsable comptable et fiscal, à l’outil SXA afin qu’il puisse solutionner des points bloquants en mon absence. Nous avons vraiment le sentiment d’avoir progressé dans notre organisation de travail avec cette montée de version vers SXA ».
Concrètement, sur la partie trésorerie, SXA permet de réaliser un gain de temps considérable sur les tâches quotidiennes et cela permet aussi un suivi plus qualitatif. Le fait d’être en mode Saas permet de ne plus se soucier des mises à jour et de bénéficier du monitoring DIMO Software au niveau de la communication bancaire. En complément, la solution Sage XRT Advanced a répondu parfaitement au cahier des charges de notre service IT.
Deux clés majeures de succès : anticipation et accompagnement
Il est indispensable d’anticiper le traitement des contrats EBICS et les avenants avec les banques. Il est important d’arriver à se dégager du temps pour gérer efficacement cette montée de version, comme dans tout nouveau projet. « Pour ma part, l’accompagnement, et le support a ont été une clé du succès. À ce stade, la relation de confiance établie depuis de nombreuses années (2007) avec DIMO Software a joué un grand rôle » conclut Nadine XIMENES BESSARD.
