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L’optimisation des liquidités, la visibilité sur le cash et la sécurité restent les principales problématiques de la direction de la trésorerie. Le logiciel Sage XRT, plateforme de gestion des flux financiers, s’adapte en temps réel aux besoins de votre entreprise. Une solution « full-web » spécialisée pour piloter votre cash management et sécuriser vos paiements. Il s’agit de fiabiliser en temps réel l’information et en toute sécurité, de détecter les fraudes aux faux fournisseurs et faux virements, de bénéficier d’une vision à court et moyen termes de vos soldes de trésorerie mais aussi de gérer votre budget de trésorerie à travers une fiche en valeur interactive entièrement repensée. Stéphane Scanzi, trésorier Ligne Roset et Anne-Cécile Challet-Hayard, Product Manager Sage apportent leur témoignage dans le cadre d’un atelier animé par Cetlyn Burg, ingénieur commercial lors du FORUMDIMO 2023.
Une migration technique pour centraliser les comptes bancaires
L’entreprise Ligne Roset (CA 2022 120 millions d’euros dont les 2/3 à l’export) fondée en 1860 est spécialisée dans la fabrication d’ameublement contemporain haut de gamme sous les marques Ligne Roset pour la France et à l’international et Cinna exclusivement pour la France. Le groupe est structuré en deux sociétés françaises : Ligne Roset SAS est la société mère qui fabrique tous les produits et Cinna commercialise les produits achetés à Ligne Roset. Le groupe a plusieurs filiales : États-Unis, Angleterre, Suisse, Allemagne et Italie. La zone « grande export » (Asie et Indo-Pacifique) est régie par un commercial dédié. Le produit de gestion de trésorerie FRP installé sous une base Oracle, arrivait en fin de vie en termes d’ergonomie et de rendu, même s’il fonctionnait bien. Le groupe ayant des compétences internes limitées en informatique s’est orienté vers SXA (Sage XRT Advanced) : « Notre trésorerie dans FRP était exclusivement réservée aux sociétés françaises, soit une soixantaine de comptes. Il nous fallait intégrer tous les comptes des filiales étrangères, les connexions bancaires vis-à-vis de ces filiales se faisant via des plateformes internet individuelles, ce qui n’est guère pratique pour la consolidation ou la trésorerie ».
Des gains de productivité conséquents avec un logiciel de gestion de trésorerie
Une migration doit répondre à un vrai sujet, selon Cetlyn Burg. Désormais, Ligne Roset peut gérer ses comptes étrangers. L’ergonomie de l’outil de gestion de trésorerie a été complètement modernisée avec des onglets faciles à ouvrir. « Nous retrouvons des fonctionnalités modernisées déjà utilisées dans FRP Trésorerie. Nous pouvons maintenant jongler d’un élément à l’autre sans devoir fermer des cellules pour avoir une vision globale de notre trésorerie au jour le jour » explique Stéphane Scanzi. Concernant le périmètre de gestion des sociétés et le pool bancaire, Ligne Roset travaille aujourd’hui avec cinq banques en France qui fonctionnent avec des comptes dits « principaux ». Le groupe a également des comptes dédiés à ses magasins, qui lui appartiennent en propre et dont il assure la gestion avec des comptes bancaires dédiés. Pour le reste, ce sont des concessionnaires hors périmètre. Stéphane Scanzi estime le gain de temps entre 20 et 30 % par rapport à l’outil précédent grâce à cette ergonomie plus intuitive, aux fiches en valeur beaucoup plus simples à mettre en œuvre pour constater des écarts de solde quand il y en a : « Au quotidien, le tableau de bord nous permet de centraliser toutes les opérations ».
Les tableaux de bord, le leitmotiv de Sage XRT
Anciennement, l’exploitation de la donnée était problématique. Des changements d’organisation et l’arrivée de nouvelles recrues font qu’il est important d’avoir des outils à jour pour que les ressources adhèrent au produit, encore plus dans le cas d’un logiciel déployé à l’international. Des outils modernes permettent de donner de la valeur à l’organisation et de répondre aux attentes actuelles. Stéphane Scanzi dispose désormais de nombreuses fonctionnalités pour gérer son prévisionnel de trésorerie : « Historiquement, nous avions des prévisions à court terme, mais qui dépassaient rarement les quinze jours. Il nous faut développer en interne, avec l’aide du contrôle de gestion, des données qui permettent d’alimenter les tableaux. Le rendu est très bien fait ».
Changer de logiciel impliquait de le dimensionner de façon adéquate, estime Stéphane Scanzi : « SXA correspondait à ce que l’on souhaitait pouvoir faire aujourd’hui, mais aussi à l’avenir, avec l’implantation de nos nouveaux comptes. D’autre part, c’est à travers la hotline qu’on voit si on est bien épaulé… ou pas ! Étant trésorier, mais pas informaticien, j’ai pu me reposer sur le support DIMO Software, qui m’a répondu rapidement quand j’ai été coincé au milieu d’un virement fournisseur de 300 000 € qui ne partait pas. C’est dans ce type de situations qu’une expertise extérieure est appréciable. Tous les éditeurs de logiciel de gestion de trésorerie ne sont pas forcément aussi réactifs, surtout en phase de démarrage ».
La cartographie des flux de trésorerie comme point de départ du projet
L’historique sous FRP a été repris partiellement. Un export Excel de deux ans d’arriérés a été réalisé : « Dans un second temps, nous avons confié notre architecture à l’intégrateur du logiciel de gestion de trésorerie, qui a travaillé en back-office. Le trésorier que je suis n’a donc pas été impacté. La mise en place s’est faite en quelques jours, tout simplement. La cartographie des flux a consisté en une reprise de l’existant, car nous avions déjà développé des fonctionnalités dans FRP, nous avions nos codes de flux de trésorerie et des codes budgétaires associés » raconte Stéphane Scanzi. Anne-Cécile Challet-Hayard explique que généralement, ses clients disposent de Sage XRT Trésorerie sur une base de données SQL Server. Cependant, Sage dispose de tous les outils de migration pour reprendre l’intégralité des données. Sur ce type de projet, le délai moyen est de trois mois, mais dépend de l’entreprise, car on peut aussi profiter du projet pour repenser l’organisation des flux financiers. On procède donc au « nettoyage » de la base de données actuelle. Le client peut avoir des comptes clôturés, voire des sociétés clôturées ou des limites de codification.
La partie technique : un gros moteur de changement
Beaucoup de clients délèguent l’hébergement du logiciel de gestion de trésorerie en premier lieu pour des raisons de sécurité et de maintenance. Ligne Roset a fait le choix de le conserver en interne parce qu’ils disposaient des ressources nécessaires. « La migration vers le SaaS permet de bénéficier de montées de versions, de mises à jour en permanence, du monitoring de la signature et de la communication bancaire. DIMO Software s’en occupe pour soulager des clients qui n’auraient pas les ressources en interne » explique Cetlyn Burg.
« La migration s’est très bien passée, sans point de blocage particulier à la mise en production, tant fonctionnellement qu’informatiquement » estime Stéphane Scanzi : « Nous apprécions le fait d’aller à l’essentiel avec le tableau de bord. Il fallait avoir toutes les tâches quotidiennes sous la main. Nous avons intégré des indicateurs d’évolution de nos liquidités à l’instant T. Nous avons des graphes, notre analyse des écarts, notre fiche en valeurs, nos taux de change. C’est très pratique ». En effet, les indicateurs de trésorerie, de management, de pilotage doivent être simples à interpréter (camemberts, graphiques, courbes, tableaux), car ils vont permettre de piloter l’activité du trésorier au quotidien. Il peut y avoir des modèles préremplis par l’utilisateur ou par des groupes d’utilisateurs, voire dédiés à la direction financière. Une nouvelle version permet d’envoyer des éléments par mail sous forme de routine. Pour Anne-Cécile Challet-Hayard : « Cette flexibilité démontre la capacité de DIMO Software de proposer une solution de cash management qui va répondre aux besoins usuels de l’entreprise, mais également d’accompagner le développement de l’organisation et répondre à ses besoins futurs ». Impensable en effet de bloquer une croissance externe s’il doit absorber 50 comptes du jour au lendemain.
Mise en place d’un cash pooling ZBA (Zero Balancing Account)
Pour les besoins de la centralisation de trésorerie de ses filiales, Ligne Roset va passer par une banque française, la BNP, ce qui lui évitera de mettre en place une connectique et une télématique avec chacune des banques, surtout à l’étranger où les protocoles ne sont pas forcément harmonisés avec l’Europe : « C’est beaucoup plus pratique de passer par une banque française avec un statut international qui va se charger de collecter nos comptes et de nous les restituer tous les matins, à l’image des comptes que nous avons en France » se réjouit Stéphane Scanzi.
La fiche en valeur : un atout de visibilité pour la gestion de son budget de trésorerie
Ce qui est appréciable dans la fiche en valeur, c’est toute l’ergonomie autour : on peut aller dans des cellules et faire des modifications facilement alors que les choses étaient beaucoup plus figées auparavant. Il y a deux modes de visualisation : on peut paramétrer des critères de filtres et il y a également des vues par société ou par groupes de sociétés, ce qui offre plusieurs modèles et d’avoir une multitude d’états de fiches en valeur. Anne-Cécile Challet-Hayard renchérit : « À ce stade, il faut évoquer la qualité de la donnée, son enrichissement, la possibilité d’avoir une structure budgétaire différente si on veut faire une consolidation au niveau groupe. Tout cela permet d’avoir plus de visibilité par rapport à l’ancien produit ».
Deux conseils : bien dimensionner le projet et penser aux évolutions
Stéphane Scanzi estime qu’il est vital de bien déterminer ce que l’on souhaite faire dès le départ. Il y a pléthore de produits de trésorerie. Quelle dimension donner au projet et quelle solution choisir qui soit susceptible de bien le porter ? Ne pas oublier de penser aux évolutions futures : « Quand on implante un outil de ce calibre, on est parti pour plusieurs années. Il ne s’agit pas de se retrouver au bout d’un an avec un produit obsolète ». Pour répondre à ce besoin, Cetlyn Burg ajoute que DIMO Software propose des outils complémentaires notamment en matière de génération d’écritures comptables, de sécurisation des paiements, du lettrage comptable et de recouvrement de créances, afin d’avancer au même rythme que ses clients : « Nous avons migré des clients entre 12 millions et 1,5 milliard d’euros de chiffre d’affaires, preuve que le produit s’adapte bien ».
Le module « Paiement » lié à SXA est optionnel et permet d’effectuer des paiements occasionnels en dehors de toutes les campagnes de règlement que les outils comptables sont susceptibles de produire. Pour Stéphane Scanzi : « C’est efficace et sécurisant puisque les paiements que l’on génère à partir de SXA intègrent le contrôle des RIB et sont signés de façon électronique par des clefs des EBICS ou des certificats ».
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