Sommaire
Un processus originel complexe et chronophage
Amirouche Ait-Hamouda raconte qu’avant la mise en œuvre de GEC Connect, un prestataire se chargeait de la récupération des relevés bancaires. Ensuite, ce dernier générait les écritures comptables et les déposait dans un outil comptable tournant sous AS400. Un membre de l’équipe se connectait sur chaque entité – une vingtaine à l’époque – pour intégrer les relevés de chaque banque, ce qui représentait un temps de travail considérable.
Suite à un changement d’outil comptable, la décision a été prise de récupérer cette gestion des écritures comptables afin de gagner en autonomie. « En effet, il nous fallait faire appel au prestataire pour chaque nouveau schéma d’écriture, chaque nouveau flux, nouvelles cartes commerçants, nouvelles données… Par la suite, nous faisions la passerelle entre ce prestataire et les banques, une problématique chronophage et complexe ».
Un changement d’outil comptable pour gagner en autonomie
Le besoin était très rapide. Un cahier des charges a été rédigé en décrivant notamment le fonctionnement du service. La mise en œuvre s’est faite en 2-3 mois. L’équipe IT a supervisé le changement d’outil comptable. GEC Connect a été retenu parmi trois solutions shortlistées surtout grâce à son ergonomie et sa facilité d’utilisation. En effet, le service avait besoin d’une solution synthétique : « j’ai des relevés bancaires en entrée, je les transforme en écritures comptables et je veux détecter facilement et rapidement les anomalies » explique Amirouche Ait-Hamouda.
Outre les enjeux de gains de temps et d’autonomie, ce changement a été l’occasion de mettre à plat les flux pouvant être automatisés directement. « Nous savons que nous allons pouvoir mettre en œuvre des schémas d’écriture pour pouvoir automatiser de nouveaux flux, ce qui apportera un gain de temps conséquent aux équipes dans le traitement ».
Un fonctionnement désormais bien rodé
GEC Connect est utilisé exclusivement sur site par le pôle trésorerie (5 personnes) qui se partage les 35 entités, soit plus d’une centaine de comptes bancaires. Amirouche Ait-Hamouda en explique le fonctionnement : « Tous les matins, nous vérifions le bon fonctionnement des flux récupérés puis mis à disposition dans GEC Connect. Trois contrôles automatiques sont réalisés : à l’arrivée des fichiers, à 9 heures 30 car il est possible que la banque n’ait pas envoyé les fichiers à temps et, du coup, ils ne sont pas intégrés dans GEC Connect donc un 2ème contrôle est effectué à 11 heures 30 puis un dernier à 15 heures 30. »
Le périmètre couvert par le générateur d’écritures comptables (GEC Connect) traite des flux très différents
La demande sur GEC Connect représentait un schéma assez simplifié, mais qui constituait le plus gros volume, à savoir les encaissements Carte Bleue de tous les parkings, qu’il s’agisse d’encaissements directs en sortie de parkings, aux guichets ou aux bornes de sortie. Tout cela génère des écritures, des flux de cartes, des remises et donc des écritures comptables avec TVA et des frais. Le périmètre englobait aussi les recettes, les remises de chèques parcs sur site, les remises d’espèces. L’essentiel des comptes bancaires sont en cash pooling, ce qui représente également du volume flux quotidien.
« GEC Connect traite tous nos comptes bancaires, puis scinde les écritures comptables générées en deux fichiers : un pour le périmètre stationnement et un autre pour le reste. Nous avons ajouté des flux au fur et à mesure de nos besoins, avec des schémas d’écritures différents. Nous avons fait évoluer GEC Connect au quotidien sur la schématisation des flux. Nous gérions 600.000 flux en 2019, 700.000 en 2020 malgré le Covid, puis 900.000 en 2021. Les nouveaux flux à venir sur 2022 concerneront les gains de marchés que l’on a actuellement ».
Des résultats parlants : rapidité, fluidité, autonomie
Amirouche Ait-Hamouda a constaté des gains de temps significatifs, plus de 70 % au quotidien, principalement sur l’intégration automatique des fichiers dans l’outil comptable Talentia : « Le fichier que GEC Connect exporte pour comptabilisation arrive aujourd’hui en comptabilité en automatique. Nous avons constaté une baisse considérable du nombre d’anomalies. Il y en avait plus au démarrage car certaines informations n’étaient pas encore bien paramétrées. Avant, nous avions un ETP fixe pour traiter l’intégration des relevés bancaires pendant quasiment 2 heures chaque matin, dans le cas où il n’y avait pas de problème. Ce n’est plus le cas maintenant et les membres de l’équipe fonctionnent en rotation pour effectuer des contrôles. Les anomalies sont rares et traitées en amont dans GEC Connect. En moyenne, c’est 5 à 10 minutes maintenant et nous sommes en totale autonomie sur les fichiers ».
Une prise en main facile et une vision globale des process comptables
De l’aveu même des utilisateurs finaux, en comparaison de l’ancienne procédure, GEC Connect est beaucoup plus ergonomique, simple à utiliser, à comprendre, notamment lors de la prise en main pour un nouvel arrivant dans l’équipe. « Avant, pour corriger une anomalie, il fallait sortir un document papier, l’imprimer, vérifier chaque ligne. Désormais, l’anomalie ressort directement dans GEC Connect et les corrections sont faites immédiatement et facilement. »
Selon Amirouche Ait-Hamouda : « avant, nous avions moins de vision sur le fonctionnement. Nous gérions quasiment 200 flux quotidiens par compte bancaire. Retrouver une écriture en anomalie bloquait donc tout un processus d’import. Désormais, nous sommes vraiment en amont de la comptabilisation. Nous avons les informations relatives à ce qui va être intégré en comptabilité. Nos règles de clôture sont assez courtes et compliquées en termes de flux. Nous devons réagir immédiatement si nous constatons une erreur. Mon équipe a été très impliquée lors de la recette de l’application, ce qui lui a permis de bien comprendre le mode de traitement. L’apport de DIMO Software a été appréciable pour le volet formation ainsi que pour le développement de routines, pour la gestion des écritures et des schémas. Nous sollicitons également le service support, qui est très réactif à nos demandes ».
Pour le futur proche : développer l’automatisation des processus comptables
Le Pôle Trésorerie va pouvoir analyser ce qu’il est possible d’automatiser, comme les prélèvements fournisseurs à court terme, et l’ajout d’une nouvelle banque. « Nous travaillons avec peu de partenaires bancaires, les autres sont issue de rachats historiques, pour les besoins spécifiques d’une activité. Au final, la clé du succès réside dans la maîtrise de l’outil de bout en bout, de la schématisation comptable de A à Z ne serait-ce que pour la connaissance métier » conclut Amirouche Ait-Hamouda.
