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Groupe SAMSE

Groupe Samse, client Sage FRP Treasury

SAMSE choisit SAGE et DIMO Software pour stabiliser, optimiser et sécuriser la gestion d’un milliard de flux par an.

 

Le dynamisme d’un groupe

Avec un chiffre d’affaires de 910,8 millions d’euros en 2009, SAMSE conforte sa place de numéro 3 au plan national et de numéro 1 des négoces régionaux indépendants.

Le rachat de Doras en 2004 et du groupe Henry en 2006 et les rapprochements récents avec les groupes Plattard et M+ Matériaux témoignent du dynamisme d’une enseigne qui emploie plus de 4 500 collaborateurs.

Ses 250 points de vente sous 20 enseignes différentes attirent deux types de clientèle :

  • Les professionnels du bâtiment et des travaux publics pour la négoce de matériaux de construction
  • Les particuliers pour une large gamme de produits de bricolage les plus courants.

Trois objectifs : stabiliser, optimiser et sécuriser sa trésorerie

Le métier de SAMSE induit de fortes volumétries de flux financiers : d’une facture de 400 000 euros pour des travaux publics à un encaissement d’une pièce de 2 euros en magasin pour un sac de ciment, plus d’un milliard de flux transitent par le trésorerie groupe chaque année.

Cette gestion est lourde et doit être optimisée selon des pré-requis de 3 ordres :

  • Techniques : recherche d’une plateforme stable, moderne, au standard du groupe (Oracle et MSSQL)
  • Fonctionnels : modernisation et automatisation nécessaires des processus
  • Normatifs : réponse à des besoins en matière de reporting financier (IFRS) et de réglementation (Sarbanes Oxley).

M. Delachenal, trésorier groupe explique : « Nous recherchions un outil simple, ergonomique, puissant et qui couvre nos besoins en termes de stabilité, de productivité et de sécurité. DIMO Software a compris nos attentes et la plateforme SAGE proposée, complétée par GEC répondait parfaitement et exhaustivement ».

Le projet a répondu à toutes nos attentes, et même plus…

  • Une parfaite sécurisation des flux et des procédures à deux niveaux : les VCom et la communication bancaire

« La sécurité passe par l’automatisation, le respect des dates et la traçabilité des données envoyées », indique M. Delachenal. Ainsi, les VCom ont remplacé les 3 000 traites annuelles qui demandaient un traitement fastidieux de 3/4 jours chaque mois (pour les tamponner, coller les timbres…).

Et, grâce au protocole de communication bancaire, un workflow de validation et de contrôle interne abouti est créé : les ordres de virements générés depuis Sage XRT Signature sont soumis à une double validation avant leur envoie automatique en banque.

  • L’optimisation de la gestion des flux intragroupes

Pour équilibrer les montants au crédit de la première quinzaine du mois, avec ceux au débit de la seconde quinzaine, un système de banques pivots (« mini cash pooling ») est mis en place.

La très bonne visibilité en termes de cash qu’offre Sage XRT Treasury sert non seulement à Samse pour cet arbitrage entre les banques et pour effectuer les meilleurs placements de SICAV mais aussi pour contrôler que sont bien appliquées les conditions spécifiques négociées.

  • Une plateforme qui s’adapte aux 10 trésoriers

« La construction logique du logiciel en différentes tâches, nous a incité à faire preuve de la même cohérence dans l’organisation du service », révèle M. Delachenal. Chacun des 10 trésoriers a désormais à la fois une vision consolidée de la trésorerie et un environnement de travail personnalisé avec uniquement les tâches qui le concernent.

Tous plébiscitent l’ergonomie de la solution, de sa construction chronologique jusqu’aux exports Excel de qualité.

  • D’importants gains de productivité

De nombreuses tâches ont été automatisées (transfert de fichiers, générations d’écritures récurrentes avec Sage XRT et comptables avec GEC) et l’optimisation se fait à tous les niveaux : de la gestion quotidienne du cash (intégration des données bancaires, équilibrage des comptes et rapprochement bancaire) en passant par la gestion des encaissements et décaissements, des prêts et emprunts, jusqu’à la dématérialisation des paiements.

Le trésorier groupe rapporte : « les gains de temps dépassent nos attentes, nous économisons du temps sur chaque poste, une heure par jour, pour la communication bancaire, plusieurs jours par mois pour les VCom et GEC… ».

Au niveau global, le temps dégagé permet à Samse de gérer un nombre croissant de flux à effectifs constants et de ne plus avoir à recourir à des intérimaires pendant les périodes d’activité les plus denses.

Des perspectives avec DIMO Software

« Le projet s’est déroulé conformément aux objectifs de départ, tant au niveau délai que périmètre, grâce à une équipe projet complémentaire, très pragmatique et efficace », indique Mr Delachenal qui souligne également « la très grande qualité » de la hotline de DIMO Software, qu’il contacte par exemple pour affiner les paramétrages dans le VCom afin d’augmenter le nombre de fournisseurs reconnus.

« Nous avons mis en place un système performant, sécurisé et très fluide,
toute s’enchaine parfaitement
. Nous sommes très satisfaits de cette plateforme que nous étendrons peut-être dans le futur par la mise en place des budgets de trésorerie pour pouvoir réaliser un bilan fonctionnel annuel des encaissements/recettes », explique pour conclure, M. Delachenal.

            Groupe Samse, client Sage FRP Treasury               Groupe Samse, client Sage FRP Treasury