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Sewan Communications

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Avec CashOnTime, SEWAN structure son recouvrement de créances et divise par 3 sa balance âgée

Un opérateur nouvelle génération

SEWAN est un opérateur de communications unifiées offrant une large gamme de services aux entreprises : téléphonie fixe et mobile, messagerie collaborative, accès réseau haut débit, hébergement cloud.

La société a pour mission de simplifier et automatiser les usages IT et telecom pour les grandes entreprises et administrations avec une approche 100% Cloud, orientée utilisateurs.

Créée en 2007, SEWAN connaît une croissance particulièrement forte, couronnée plusieurs fois par le prix Deloitte Technology Fast 50. Ce succès s’explique notamment grâce à des croissances externes, puisque SEWAN a racheté la société Navaho en 2014 et Iperlink en 2015.

Le groupe Sewan Communications a ainsi atteint 47 millions d’euros de chiffres d’affaires en 2015, et compte 190 collaborateurs.

Une nécessaire accélération des délais de paiement

Historiquement, les comptables de SEWAN se chargeaient du recouvrement de créances. Mais le rachat de Navaho en 2014 a rendu indispensable le recrutement d’une personne chargée du recouvrement.

« Au moment du rachat de Navaho, nous avons constaté des énormes retards de paiement », explique la  Directrice Administrative et Financière du groupe. C’est pourquoi une personne a pris le poste de « chargée de recouvrement » en janvier 2015.

Cette dernière a donc pour mission de relancer les impayés de plus de 1500 clients, qu’il s’agisse de vente directe ou indirecte.

« Au début de ma prise de fonction, je travaillais sur Excel. C’était très archaïque, c’était vraiment l’enfer ! » souligne la Chargée de Recouvrement. « C’est pourquoi, je me suis vite mise en recherche d’un outil de recouvrement ».

La Chargée de Recouvrement a donc consulté les principaux acteurs du marché du logiciel de recouvrement. Pour faire son choix, elle s’est basée sur 3 critères de sélection :

  • une solution adaptée aux PME
  • Un logiciel ergonomique, facile à prendre en main et à utiliser au quotidien
  • Une solution intégrable rapidement et interfaçable avec la comptabilité de l’entreprise (Sage).

Rapidement la solution CashOnTime, proposée par DIMO Software a séduit les équipes. D’autant plus, qu’elle permet à chaque commercial de suivre en temps réel son portefeuille de clients.

Un projet mené sur les chapeaux de roue

A peine 2 mois se sont écoulés entre la décision d’achat et la mise en production de CashOnTime chez SEWAN. L’équipe Finance de la société salue la réactivité et l’efficacité des équipes DIMO Software : « Nous avons été très bien accompagnés par les équipes de DIMO Software, les délais ont été respectés, le paramétrage parfaitement réalisé. Nous avons bénéficié de conseils pertinents, de bonnes pratiques à mettre en oeuvre ».

 

Réactivité & productivité

Chaque jour, à 14h, CashOnTime est mis à jour avec les encaissements reçus le matin. Des scenarii de relances automatiques ont été élaborés en fonction de la typologie du client. La Chargée de Recouvrement n’a plus qu’à valider, par lot, l’envoi des relances (pré-relance, relance et mise en demeure).

CashOnTime est devenu indispensable pour SEWAN  : « CashOnTime est mon outil de travail et aujourd’hui je ne pourrais plus faire sans » témoigne la Chargée de Recouvrement. « Il me permet de me concentrer sur les missions les plus délicates, à forte valeur ajoutée. Le gain de temps est considérable ».

SEWAN apprécie la visibilité offerte par CashOnTime. En effet, tous les acteurs de la société (commerce, comptabilité…) ont une visibilité sur leur portefeuille de clients et leurs encours. Cela contribue à diffuser une culture du cash au sein de l’entreprise. Ils reçoivent des alertes s’ils doivent intervenir dans un dossier.

 

Une balance âgée divisée par 3

La DAF apprécie particulièrement les conséquences de CashOnTime sur la trésorerie de SEWAN. « Lors du rachat de Navaho, nous avions énormément d’encours !  Grâce à la mise en place de CashOnTime et la structuration de notre recouvrement de créances, nous avons divisé par 3 nos encours. Nous pouvons donc nous féliciter d’avoir une balance âgée normale. Les bénéfices de CashOnTime sont évidents et le retour sur investissement très rapide, souligne la Directrice Administrative et Financière du groupe Sewan Communications.